Qual a importância de estruturar uma boa gestão de informação
Em entrevista exclusiva para newsletter da ZipCode, Carlos Eduardo Franco, sócio-diretor da TerraForum discorre sobre como desenvolver um boa gestão da informação.
Carlos Eduardo Franco é sócio da TerraForum e especialista em projetos de planejamento e implementação de Portais Corporativos, atuando em atividades ligadas à usabilidade, arquitetura da informação, governança e planejamento da evolução de Portais junto a empresas como SEBRAE-SP, Alcoa, HSBC, Vale, Petrobras, Gerdau, Citibank, Bradesco, Ministério da Fazenda, Banco Real, Syngenta, FIEP, Secretaria da Fazenda do Estado de SP, SEBRAE-MG, CCEE, ABNT, TAM, IPT, entre outros.
É formado em jornalismo pela PUC-SP. Como jornalista, foi editor-chefe das revistas .net e CD-ROM Today entre 1995 e 1998, versões nacionais das edições inglesas publicadas pela Future Publishing, ambas pioneiras no mercado editorial brasileiro de multimídia e Internet.
1) A TerraForum é uma das empresas pioneiras em implantação de projetos de Gestão de Conhecimento no país. Qual a importância da utilização dessas técnicas para as empresas brasileiras?
Trabalhamos com a gestão de conhecimento sempre ressaltando a importância de a empresa conhecer aquilo que sabe e o que não sabe. Existem conhecimentos considerados intangíveis, que é todo aquele conhecimento no âmbito do profissional e que está fora de bases de dados e documentos corporativos. A gestão de conhecimento emprega diversas técnicas, metodologias e ações para apoiar os colaboradores na captura, organização e compartilhamento desses conhecimentos, para que o mesmo não seja “posse” de somente uma pessoa.
Outro ponto importante é como lidar com as informações. Nós vivemos em um mundo cada vez mais digitalizado, há muita informação e notícias à disposição. Então, é preciso saber como classificar e organizar esse conhecimento, para gerar valor para a empresa. Isso é algo imprescindível, é preciso entender que as informações são dados, não necessariamente conhecimento.
2) Até que ponto a Gestão de Conhecimento pode se correlacionar com a Gestão Organizacional?
A gestão organizacional é feita por processos e normas, demonstra a forma e o modelo de como uma empresa trabalha. Já a gestão de conhecimento flui dentro da organização, junto aos colaboradores, processos e reflete diretamente a cultura da empresa. É preciso entender que a gestão organizacional e a gestão de conhecimento são iniciativas diferentes, mas em alguns momentos elas acabam se cruzando, e geram ou não informações que podem ser utilizadas pelas empresas.
3) Na Gestão de Conhecimento qual a importância da qualidade dos dados que são transformados em informação e posteriormente em conhecimento?
Quando falamos em conhecimento, vamos tratar com todos os tipos de dados. Mas é preciso mapear, entender e analisar o conhecimento crítico. É preciso ver os pontos em que não há expertise e que precisamos agregar valor, e observar aquilo que é know-how diferenciado e deve ser protegido da concorrência, por exemplo. A questão em si é como tratar os dados, sejam eles estruturados ou não.
O mais importante é que as empresas entendam que não podem tratar todos os dados com o mesmo nível de profundidade. Com o gigantesco volume de informações hoje existentes nas empresas, cada um tem sua determinada importância e relevância, e deve ser tratado a partir desta priorização mais estratégica em sua criticidade.
4) A Gestão de Conhecimento, de maneira geral, é a forma de se gerir informações dentro de uma empresa. Quais os métodos e projetos mais utilizados pelas empresas nesse segmento?
Depende muito do grau de maturidade da gestão de conhecimento dentro da empresa. Mas para definir os projetos, utilizamos diversos tipos de metodologias. Uma que merece destaque é a chamada Análise de Redes Sociais (ARS). A partir de questionamentos estruturados e pesquisas, conseguimos saber dentro da empresa (e com suas redes de fornecedores, clientes e parceiros) quem são os principais especialistas e referências em temas de conhecimento crítico.
Outra técnica bastante utilizada é a de Storytelling (literalmente contar histórias). Nessa metodologia buscamos resgatar e contar experiências de uma maneira mais lúdica, por meio de vídeos, narrativas, de uma maneira mais natural e atraente.
5) Quais são os pontos levantados para estruturar um projeto de Gestão de Conhecimento?
Tem que se levantar vários aspectos, mas os principais seriam: levantar e analisar o conteúdo que existe dentro da empresa, buscar o conhecimento estruturado e o não-estruturado, entender como a empresa gere suas informações; outro ponto é entender a cultura da empresa, entender a relação entre os seus profissionais e a organização. Além disso, também é preciso que o projeto esteja alinhado com o planejamento estratégico da companhia. Ele deve estar em conformidade com estes pilares: onde a empresa deseja chegar, como ela deseja chegar, e os valores dela para alcançar tal meta.
6) Como você avalia o atual momento desse segmento no país?
Trabalhamos com gestão de conhecimento há quase 12 anos. No início era comum uma confusão de entendimento entre gestão de conhecimento, ferramentas e sistemas que habilitam e apoiam a gestão do conhecimento.
Esse entendimento está surgindo agora no Brasil. As empresas estão entendendo que é importante trabalhar as informações e o conhecimento para ter um diferencial de mercado. Não é só investir em tecnologia e pessoas, é preciso ter uma organização do conhecimento gerado, senão é movimentar dinheiro e perder produtividade, não crescer o capital intelectual.
7) Deixe uma dica para as empresas que desejam passar a se estruturar utilizando projetos de gestão de conhecimento.
A principal dica é que a empresa precisar realmente entender como é a cultura dela, como ela trabalha o conhecimento, como trata as pessoas e informações dentro da organização. É importante entender como funciona a empresa antes de sair investindo e correr o risco de utilizar dinheiro à toa. Para iniciar um projeto de gestão de conhecimento, é preciso primeiro olhar para dentro e ver como a empresa é e depois planejar o que fazer.
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